Wie ein einfacher Brief Fehlzeiten senkt

Transparenz wirkt immer!

Wer mich kennt, hat mein Lebensmotto schon oft gehört: „Transparenz schafft Vertrauen.“

Und als ich von der Studie hörte, musste ich schmunzeln. Denn die zweite Säule der R.U.F.®-Methode lautet: Transparenz schaffen. Im konkreten: jeden Monat über die Entwicklung der Fehlzeiten berichten und die Entwicklungen bewerten.

Studie nutzt das für uns so relevante Vergleichen

Am 02. Februar 2026 berichtet Professor Timo Vogelsang, Professor an der Frankfurt School of Finance & Management, von seiner Studie bei einer deutschen Einzelhandelskette. Dabei wurden per Zufall 817 Beschäftigte aus mehreren Standorten hinzugezogen. Aus dieser Gruppe wurden die 25 % mit den höchsten Fehlzeiten ermittelt. Davon wiederum die Hälfte per Zufall, erhielten darüber ein Schreiben mit folgendem Inhalt nach Hause geschickt:

• Ihre persönliche Fehlzeitenquote im Vergleichszeitraum.
• Der Durchschnitt der Kolleginnen und Kollegen.
• Ein Unterstützungsangebot zur Gesundheitsförderung.

Es ging dabei explizit nicht um Vorwürfe, Zielvorgaben oder Druckaufbau. Es ging nur um die Transparenz und dem Vergleichen mit den übrigen Kolleginnen und Kollegen.

Das Ergebnis der Studie

Laut der Studie sank die Wahrscheinlichkeit für eine kurzfristige und eintägige Krankmeldung bei dieser Gruppe um – 44 Prozentpunkte.

Wichtig und positiv: Der Effekt trat nur bei sehr kurzen und eintägigen Abwesenheiten auf. Bei längerfristigen Abwesenheiten, hinter denen tendenziell wirkliche Erkrankungen stehen, gab es keine Veränderung.

Sicherlich denken sich die ersten Lesenden hier, ob das ok ist?

Denn natürlich gibt es auch kritische Stimmen bei solchen vorgehen. Manche sehen in solchen Briefen, die für Mitarbeitende überraschend kommen dürften, einen Aufbau von Druck. Andere fragen sich jetzt vielleicht: Sollten wir das bei uns auch machen? Und wenn ja, würde ich den Rahmen auf alle Beschäftigte ausweiten, um gleiche Bedingungen für alle zu schaffen? Vielleicht sollte man auch die 25% mit den geringsten Fehlzeiten anschreiben und sich bei denen bedanken? Aber wirkt dies dann vielleicht bei einigen wie ein „Freifahrtschein“, künftig mehr zuhause zu bleiben, da es ja anscheinend viele andere Kolleg/innen gibt die deutlich mehr fehlen?

Eine Frage, die auch bleibt: Wer lässt sich von den Schreiben beeinflussen? Sind es die, die künftig mit leichteren Beschwerden und hoffentlich ohne gesundheitliche Nachteile zur Arbeit gehen? Oder die Verunsicherten, die sich künftig noch kränker zur Arbeit aufraffen – Stichwort Präsentismus? Oder die wenigen Blaumachenden, die man zum Umdenken bringt? Oder die dann sagen: jetzt erst recht?

Beim genauen Hinsehen ist dies jedoch gar nicht so revolutionär. Für mich ist es vielmehr die Bestätigung dessen, was im professionellen Fehlzeitenmanagement seit Jahren bekannt ist.

Transparenz im Fehlzeitenmanagement wirkt immer!

Mir gefällt dies mit dem Schreiben auch deshalb gut, weil es die Eigen,- und Fremdwahrnehmung unterstützt.

Meine Kolleg:innen und ich haben schon oft folgende Situation mit Mitarbeitenden erlebt, die deutlich häufigere Kurzzeitabwesenheiten vorweisen als die übrigen Kolleginnen und Kollegen:

Wenn man im persönlichen Gespräch und „schwarz auf weiß“ die Abwesenheitszeiten aufzeigt, und das Gegenüber sich plötzlich und auch sehr authentisch davon überrascht zeigt. Viele Mitarbeitende haben nämlich gar kein Gefühl dafür, was „oft“ oder „viel“ in Bezug auf Fehltage bedeutet. Vielen fehlt schlichtweg die Erfahrung, da sich frühere Arbeitgebende und Vorgesetzte nie damit auseinandergesetzt oder persönliches Feedback gegeben haben.

Meine Empfehlung für eine Vorgehensweise anhand des Beispiels mit dem Brief

Entscheidend ist die Art der Umsetzung:

• Wird Transparenz zur Orientierung genutzt oder als Druckmittel?
• Ist die Transparenz eingebettet in ein Gesamtkonzept, oder nur ein „one shut“?

Transparenz schafft Vertrauen – wenn es authentisch ist.

Meines Erachtens gibt es im Fehlzeitenmanagement, abgesehen von den rechtlichen Umständen, selten ein klares richtig oder falsch. Dafür ist das Thema viel zu persönlich und emotional, dass man alle Gruppen und Ziele bedenkt.

Wichtig ist, dass die Maßnahmen zur betrieblichen Kultur passen, bestmöglich abgewogen und transparent kommuniziert sind.

Quellen: Rainer Straub – Haufe Personalmagazin, Ad-hoc-news